Diferencia entre revisiones de «Gestión de Proyectos»

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= Descripción del Proceso =
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= Gestión de Proyectos =
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El proceso de Gestión de Proyectos forma parte de la Gestión de Operaciones de la empresa.
 
El proceso de Gestión de Proyectos forma parte de la Gestión de Operaciones de la empresa.
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Tiene una fuerte relación con el Proceso Comercial, especialmente la Gestión de Presupuestos y soporta las actividades de gestión en los procesos de desarrollo de cada una de las células (ITO y SWF) acompañando las etapas de proyecto, en cada una de las mismas.
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Es un proceso clave que da soporte al Líder de Célula y Líder de Proyecto ya que permite disponer de información para la gestión financiera y presupuestaria, cuidando las pautas de rentabilidad establecidas para el proyecto, así como el avance y la calidad del resultado que se espera del mismo.
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== Objetivo ==
  
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Tiene una fuerte relación con el Proceso Comercial, especialmente la Gestión de Presupuestos y soporta las actividades de gestión en los procesos de desarrollo de cada una de las células acompañando las etapas de ejecución de las soluciones en cada una de las mismas.
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Por medio de la ejecución del Proceso de Gestión de Proyectos se espera:
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*Asegurar el cierre de los Proyectos en plazos acordados con el cliente, dentro de las pautas de costos definidos en el presupuesto y dentro de la rentabilidad prevista
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Es un proceso clave ya que permite disponer de información para la gestión financiera y presupuestaria, cuidando las pautas de rentabilidad establecidas para el proyecto, así como la calidad del resultado que se espera del mismo
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*Desarrollar experiencia a través de las lecciones aprendidas y mejorar prácticas para futuros proyectos.
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*Contribuir a mejorar la productividad del equipo de proyecto
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= Entradas o precondiciones =
 
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Los eventos que se pueden considerar como entradas o activadores del proceso se pueden organizar en dos categorías: formales y no formales.
 
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Dentro de los aspectos formales, un evento de importancia que activa el proceso es la recepción de una [[orden de compra]] emitida por el cliente o un contrato o [[acuerdo de servicios]].
 
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Por otro lado, dentro de los eventos no formales,se pueden considerar las autorizaciones del [[líder de célula]] para iniciar el proyecto sin un convenio formal o si el proyecto es de I+D puede ser la autorización del [[sponsor]].
 
  
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Estos disparadores determinarán la necesidad de [[crear un nuevo proyecto]], definir el [[tipo de proyecto]], asignar los [[centros de costeo]] y completar la activación efectiva del mismo para comenzar la planificación detallada.
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== Entrada y precondiciones ==
  
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= Actividades de valor =
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Los eventos que se consideran como activadores de la gestión son las entradas de una orden de compra (o contrato y/o acuerdo de servicios) emitida por el cliente hacia la célula (ITO o SWF) y esta interacciona con la gestión de proyectos colocando el Proyecto adjudicado en agenda de activación en el sistema, junto con los documentos de:
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== Activación del proyecto ==
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Propuesta comercial (doc)
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Dadas las condiciones de inicio del proyecto, como se indicaran previamente, el mismo pasa a activarse; es decir pasa a ser un proyecto en ejecución al que se deberá gestionar y garantizar los resultados propuestos al cliente.
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Presupuesto de oferta (xls)
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La activación del proyecto debe ser realizada por el Líder de Célula y el Líder de proyecto asignado para la ejecución.
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Última revisión entregada al cliente (pdf)
  
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Por otro lado, dentro de los eventos no formales, se pueden considerar las autorizaciones del líder de célula para iniciar el proyecto sin un convenio formal o si el proyecto es de I+D puede ser la autorización del sponsor.
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Estos son los disparadores para la creación de un nuevo proyecto.
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== Actividades de valor ==
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=== Activación del proyecto ===
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Dadas las condiciones de inicio del proyecto, como se indicaran previamente, el mismo pasa a activarse; es decir pasa a ser un proyecto en ejecución al que se deberá gestionar y garantizar los resultados propuestos al cliente. La activación del proyecto debe ser realizada en el proceso de Gestión de proyectos en conjunto con el Líder de Célula y el Líder de proyecto asignado para la ejecución.
 
Para la activación se deberán realizar las siguientes tareas:
 
Para la activación se deberán realizar las siguientes tareas:
 
*Verificar que los documento de propuesta comercial (doc), presupuesto de oferta (xls) y la última revisión entregada al cliente (pdf) estén disponibles en el espacio de presupuestos del Gestor de Documentos
 
*Verificar que los documento de propuesta comercial (doc), presupuesto de oferta (xls) y la última revisión entregada al cliente (pdf) estén disponibles en el espacio de presupuestos del Gestor de Documentos
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*Validar el presupuesto de oferta en cuanto a los valores de '''costos del proyecto''' y la '''meta de rentabilidad''' del mismo y comunicarlos a Servicios Centrales
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*Validar el presupuesto de oferta en cuanto a los valores de costos del proyecto y la meta de rentabilidad del mismo y comunicarlos a Servicios Centrales
 
*Determinar los Centros de Costos del proyecto y comunicarlo a Servicios Centrales
 
*Determinar los Centros de Costos del proyecto y comunicarlo a Servicios Centrales
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*Consolidar la información completa del cliente
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*Formalizar los aspectos de contratación u Orden de compra, condiciones de pago, contactos para gestión de cobranza, etc
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*Asignar el Líder de proyecto y Equipo de trabajo
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Con estos pasos nos aseguraremos que el proyecto ha sido puesto en agenda para su ejecución y los procesos de soporte que deben acompañar al mismo están notificados.
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=== Panificación del proyecto ===
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La actividad de Planificación  es  la que determina la forma, metodología o camino que se va a utilizar para cumplir los objetivos del proyecto. Debe responder como, cuando, por quien y de qué forma se debe realizar las actividades del proyecto. Esta consiste en establecer las actividades del proyecto, determinar la interacción entre ellas (secuencia), asignar los recursos que las ejecutarán y el tiempo estimado para que se concreten.
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Vinculada a esta actividad se generan una serie de planes que tienen propósitos diferentes para apoyar al proyecto desde distintas necesidades:
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*EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)
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*Estado de avance
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*Hitos de certificaciones
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*Estado financiero del proyecto
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==== Propósito ====
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*Lograr alcanzar los objetivos del proyecto.
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*ordenar el desarrollo del proyecto.
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*Anticipar e influenciar futuros eventos. (Toma de decisiones adecuadas y oportunas)
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*para ejercer un control efectivo.
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*Para asignar responsabilidades y tareas.
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*Lograr una utilización más eficiente de los recursos.
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*Reducir y manejar consecuencias de los riesgos presentes en el proyecto.
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==== Características ====
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*La planificación debe ser efectiva
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*Establecer consensos entre las partes
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*Indicadores: si tiene perspectiva de lograr lo previsto, si los destinatarios aprovechan lo que se ha previsto, y se obtiene lo esperado
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==== Procedimiento ====
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El plan de cada proyecto lo  realizara el líder de proyecto y contendrá:
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===== Alcance =====
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Tanto del proyecto (entregables o actividades a realizar para la producción del servicio o producto), como del producto. (Especificación de los requisitos del producto requerido por el cliente).
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===== Fecha de Inicio =====
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(Supuesta activación)
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===== Fecha de cierre =====
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(Supuesto cierre)
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===== Plan de ejecución del proyecto =====
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Este plan podemos llamarlo Plan General del Proyecto ya que establece la visión integral y general de las actividades de ejecución del proyecto. Consiste en enumerar las actividades necesarias para realizar el proyecto.
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===== Estructura de desglose de Trabajo. EDT. =====
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Esta se elabora una vez que se define el alcance y una vez que elabora la EDT, se obtiene una mejor apreciación de la planificación del proyecto, la cual nos permite reanalizar las definiciones anteriores, como alcance y las fechas de inicio y fin, las cuales se analizan y modifican en caso de ser necesario
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===== Recursos =====
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Se establecen los recursos materiales, humanos, financieros que van a ser necesarios para desarrollar el proyecto). Esta información se utilizara en el plan financiero.
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===== Programa de Hitos o Programa Maestro =====
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Contempla el proyecto en su totalidad, mostrando el objetivo o producto final, y los pasos claves para lograrlo. Muestra los acontecimientos claves del proyecto. Este también va a servir de indicador del estado de avance del proyecto en la etapa de seguimiento y control.
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===== Programa =====
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(Establecer las actividades, su interacción o secuencia y asignarle duración a cada una de las actividades establecidas en el plan general)
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===== Programa de certificaciones =====
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A partir de haber acordado con el cliente las condiciones de pago para el proyecto, se establece un listado de los hitos de certificaciones es decir fechas estimadas y montos a cobrar, para que se inicien las gestiones de facturación. Este listado se incluye en la planilla de presupuesto una vez que se aprueba con la activación del proyecto.(puede remplazar o hacerse coincidir con el plan de hitos o programa maestro) .Esta información se debe comunicar a Servicios Centrales.
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===== Plan financiero =====
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Al momento de iniciar el proyecto, si este lo demanda por las características de financiamiento del mismo, será necesario establecer el flujo de fondos con las partidas de ingresos y egresos del proyecto para evaluar las demandas de servicios financieros a solicitar para el proyecto. Con esta información Servicios Centrales inicia la gestión de fuentes de financiamiento que sean requeridas y estén en posibilidad de ser asumidas por la empresa.
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=== Seguimiento y control ===
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El control del proyecto se realiza haciéndole seguimiento a su progreso. Esta es una actividad permanente y sistemática que se realiza a partir de contar con el plan de proyecto y hasta el cierre del mismo. En esta etapa de la gestión se debe revisar, analizar, comunicar y registrar los datos correspondientes al avance del proyecto (en función de las tareas y el tiempo), los recursos utilizados y costos asociados. Es necesario en esta etapa de gestión realizar una comparación entre el estado de avance en el que se encuentre el proyecto y lo que fue establecido en la etapa de planeación (situación actual vs. La planificación). Los datos (costos, tiempos, entre otros) de programación del proyecto, se denominan presupuestados o programados y los datos relevados durante el progreso del proyecto se denominan valores reales.
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==== Propósito ====
  
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Con estos pasos nos aseguraremos que el proyecto ha sido puesto en agenda para su ejecución y los procesos de soporte que deben acompañar al mismo están informados.
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*Actualizar e informar el estado de avance del proyecto. Realizar una evaluación del avance del proyecto en base a lo planificado y como este alcanzara sus metas, focalizándose en aspectos elaborados en planeación.
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*Actualizar e informar la evolución del presupuesto de gastos del proyecto.
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== Planificación ==
 
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La actividad de Planificación consiste en establecer las actividades del proyecto, determinar la interacción entre ellas, asignar los recursos que las ejecutarán y el tiempo estimado para que se concreten.
 
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Vinculada a esta actividad se generan una serie de planes que tienen propósitos diferentes para apoyar al proyecto desde distintas necesidades: estado de avance, hitos de certificaciones y el estado financiero del proyecto.
 
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=== Plan de Ejecución del proyecto ===
 
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Este plan podemos llamarlo Plan General del Proyecto ya que establece la visión integral y general de las actividades de ejecución del proyecto con la asignación de recursos y plazos para que las mismas se ejecuten. Nos debe dar una idea clara de las actividades que hay que ejecutar, los plazos que se deben cumplir para las mismas, los hitos de verificación del proyecto y los recursos asignados al proyecto.
 
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Este plan se comunica al cliente en caso de que lo requiera.
 
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Este plan de proyecto es desarrollado y cargado en [[http://pro.ultimamilla.com.ar]] para que sea gestionado en forma integral con el resto de los proyectos y sea accedido por los integrantes para la carga de avances y ver la evolución del proyecto.
 
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=== Plan de certificaciones ===
 
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A partir de haber acordado con el cliente las condiciones de pago para el proyecto, se establece un listado de los hitos de certificaciones es decir '''fechas estimadas y montos a cobrar''', para que se inicien las gestiones de facturación.
 
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Este listado se incluye en la planilla de presupuesto una vez que se aprueba con la activación del proyecto.
 
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Esta información se debe comunicar a Servicios Centrales.
 
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=== Plan Financiero ===
 
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Al momento de iniciar el proyecto será necesario establecer el flujo de fondos con las partidas de ingresos y egresos del proyecto para evaluar las demandas de servicios financieros a solicitar para el proyecto.
 
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Con esta información Servicios Centrales inicia la gestión de fuentes de financiamiento que sean requeridas y estén en posibilidad de ser asumidas por la empresa.
 
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== Ejecución ==
 
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Una vez establecida la planificación del proyecto se avanza en la ejecución de las tareas del proyecto. En esta fase es de fundamental importancia ir reportando el avance del proyecto, la carga de horas que insumen las actividades y la identificación de problemas mientras avanza el proyecto para aportar una resolución.
 
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=== Bitácora del proyecto ===
 
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Por medio del registro de las actividades de los proyectos se consolida la historia durante la ejecución del mismo. Este registro es la base principal de información para determinar el estado del proyecto y la problemática que está enfrentando el mismo y es la base para las actividades de seguimiento y control.
 
−
 
 
−
En la herramienta de gestión de proyectos '''pro.ultimamilla.com.ar''' se cuenta con la posibilidad de registrar las tareas de avance por cada una de las actividades del plan de ejecución de proyecto y cargar las horas insumidas por cada tarea.
 
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=== Registro de gastos ===
 
−
Durante la ejecución del proyectos se realizarán operaciones de compras de equipos, demanda de viáticos y gastos en general requeridos por el proyecto. Este conjunto de operaciones será mantenida en la herramienta de gestión integral de la empresa a los fines de llevar la contabilidad del proyecto y controlar la ejecución del presupuesto del mismo.
 
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== Seguimiento y Control ==
 
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Esta es una actividad permanente y sistemática que se realiza a partir de contar con el plan de proyecto y hasta el cierre del mismo.
 
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−
Permite fundamentalmente consolidar la información del proyecto en forma sistemática para poder evaluar su evolución en forma oportuna y determinar acciones ante los incidentes que se presenten.
 
−
 
 
−
Las tareas fundamentales a realizar son:
 
−
*Actualizar e informar el estado de avance del proyecto
 
−
*Actualizar e informar la evolución del presupuesto de gastos del proyecto
 
 
*Actualizar e informar el estado de cobro del proyecto
 
*Actualizar e informar el estado de cobro del proyecto
−
*Implementación de acciones correctivas / preventivas y el seguimiento de las mismas
+
*Determinar  variaciones, es decir una desviación de lo que se esperaba.
−
 
+
*Investigar la situación actual del proyecto y determinar acciones correctivas o preventivas a tomar.
−
== Cierre ==
+
==== Procedimiento ====
−
 
+
Para realizar una evaluación se utiliza el concepto de variación que corresponde a la diferencia entre lo que fue planeado y lo que realmente ocurrió hasta un determinado estado del proyecto en relación a presupuesto y el avance.
−
= Objetivos y Resultados Esperados =
+
*Analizamos el programa de presupuestos elaborado en la etapa planificación, y de este obtenemos una estructura de costo que será la base para el registro de los costos del proyecto.
−
 
+
*Registramos los datos de gastos realizados durante el desarrollo del proyecto, con sus correspondientes fechas.
−
= Indicadores de Gestión del proceso =
+
*Registramos datos de porcentaje del trabajo finalizado al momento de realizar el seguimiento y control. Este dato lo aportara el líder de proyecto junto con las personas involucradas en la obra
−
 
+
*Con los datos registrados anteriormente realizamos la evaluación del desarrollo del proyecto, mediante el caculo e interpretación de los siguientes índices:
−
= Herramientas=
+
VARIACION DEL COSTO= Valor Trabajado – Costo Real
−
Las prácticas de las gestión de proyectos se soportarán en el Gestor de proyectos dotProject.
+
IDC = Valor Trabajado/Costo Real  (índice de desempeño del costo)
−
Esta herramienta sistematizará las actividades de valor de este proceso.
+
IDA = Valor trabajado/Valor Presupuesto (índice de desempeño de avance)
−
 
+
*Interpretación de los índices calculados.
−
[[Cómo usar el Gestor de proyectos]] será un tópico fundamental en el [[programa de entrenamiento]] de la empresa.
+
*Con la correcta interpretación de los índices realizar las acciones correctivas o preventivas correspondientes
−
 
+
En conjunto con las acciones descritas anteriormente, se realiza un seguimiento continuo de la agenda de certificaciones, también se realizan modificaciones del alcance en los proyectos que demanden una variación de alcance y la actualización de la EDT
−
= Perfiles de puestos =
+
=== Cierre ===
−
 
+
La fase de cierre se inicia cuando se completa la ejecución del proyecto y el cliente acepta el resultado.
−
= Requisitos =
+
==== Propósito ====
−
 
+
Verificar el cumplimiento de objetivos y criterios de éxito.
−
== Tipo de proyecto ==
+
Aprender de la experiencia ganada en el mismo, con el fin de mejorar el desempeño para futuros proyectos.
 +
==== Procedimiento ====
 +
*Consolidar y Revisar toda la información de las etapas anteriores concluidas. (Activación, planificación, ejecución, control y seguimiento), antes de considerar la etapa de cierre del proyecto.
 +
*Revisar el Alcance del proyecto, el cual fue definido en el plan del proyecto (etapa de planificación y variaciones durante la ejecución), para verificar el cumplimiento de lo acordado con el cliente.
 +
*Formalizar el formulario de cierre en SIGUM (elaborado por el líder de proyecto) que resuma lo que ocurrido durante la etapa de ejecución basado en el plan de proyecto, plan de calidad, plan de riesgos y la formalización de cambios aprobados.(exponer los objetivos definidos en el plan de proyecto y exponer como fueron alcanzados (o no fueron alcanzados), o qué fue cambiado).
 +
*Establecer la lista de entregables tal como fueron establecidos en la planificación y el estado en el que se encuentra (completado, abandonado, pospuesto, cerrado). Esta lista se puede sumar el formulario de cierre.
 +
*Establecer los cambios del alcance aprobado durante el proyecto.(si lo hubo)
 +
*Establecer las actividades de control de calidad (todavía no establecido), para cada entregable del plan de calidad.
 +
*Formalizar la aceptación del cliente por medio de un certificado de recepción provisoria o definitiva según corresponda.
 +
*Fechas de ejecución vs Programa. En forma breve debe exponerse como fue el cumplimiento del programa con respecto a lo planeado. Para aquellas actividades del plan que presenten varianzas significativas, debe explicarse razón (tabla que incluya actividades principales, fecha planeada, fecha real y explicación de varianzas con el alcance aquí expresado).
 +
*Presupuesto de ejecución vs metas de presupuesto. Para aquellas actividades o rubros del plan que presentaron varianzas significativas, debe explicarse con suficiente nivel de detalle las razones de tales varianzas (tabla que incluya actividades/rubro, valor presupuestado, valor ejecutado y explicación de varianzas)
 +
*Lecciones aprendidas del proyecto. Explicar qué lecciones han sido aprendidas de este proyecto y cómo pueden ser comunicadas y aplicadas. Conocimiento que es legado de este proyecto a la organización.
  
−
== Ciclo de vida de un proyecto ==
+
== Salidas ==
  
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= Registros =
+
*Agenda de Activación
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*Informe de avance
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*informe de seguimiento de costos
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*Informe de fecha probable de cierre
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*Informe de rentabilidad probable
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*Informe de estado de resultado
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*EDT Estructura de Desglose de Trabajo
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*programa de certificaciones
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* Agenda de Certificaciones
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*Informe de lecciones aprendidas

Revisión actual del 20:50 21 jul 2014

Gestión de Proyectos

El proceso de Gestión de Proyectos forma parte de la Gestión de Operaciones de la empresa. Tiene una fuerte relación con el Proceso Comercial, especialmente la Gestión de Presupuestos y soporta las actividades de gestión en los procesos de desarrollo de cada una de las células (ITO y SWF) acompañando las etapas de proyecto, en cada una de las mismas. Es un proceso clave que da soporte al Líder de Célula y Líder de Proyecto ya que permite disponer de información para la gestión financiera y presupuestaria, cuidando las pautas de rentabilidad establecidas para el proyecto, así como el avance y la calidad del resultado que se espera del mismo.

Objetivo

Por medio de la ejecución del Proceso de Gestión de Proyectos se espera:

  • Asegurar el cierre de los Proyectos en plazos acordados con el cliente, dentro de las pautas de costos definidos en el presupuesto y dentro de la rentabilidad prevista
  • Desarrollar experiencia a través de las lecciones aprendidas y mejorar prácticas para futuros proyectos.
  • Contribuir a mejorar la productividad del equipo de proyecto

Entrada y precondiciones

Los eventos que se consideran como activadores de la gestión son las entradas de una orden de compra (o contrato y/o acuerdo de servicios) emitida por el cliente hacia la célula (ITO o SWF) y esta interacciona con la gestión de proyectos colocando el Proyecto adjudicado en agenda de activación en el sistema, junto con los documentos de: 

Propuesta comercial (doc)
Presupuesto de oferta (xls)
Última revisión entregada al cliente (pdf)

Por otro lado, dentro de los eventos no formales, se pueden considerar las autorizaciones del líder de célula para iniciar el proyecto sin un convenio formal o si el proyecto es de I+D puede ser la autorización del sponsor. Estos son los disparadores para la creación de un nuevo proyecto.

Actividades de valor

Activación del proyecto

Dadas las condiciones de inicio del proyecto, como se indicaran previamente, el mismo pasa a activarse; es decir pasa a ser un proyecto en ejecución al que se deberá gestionar y garantizar los resultados propuestos al cliente. La activación del proyecto debe ser realizada en el proceso de Gestión de proyectos en conjunto con el Líder de Célula y el Líder de proyecto asignado para la ejecución. Para la activación se deberán realizar las siguientes tareas:

  • Verificar que los documento de propuesta comercial (doc), presupuesto de oferta (xls) y la última revisión entregada al cliente (pdf) estén disponibles en el espacio de presupuestos del Gestor de Documentos
  • Validar el presupuesto de oferta en cuanto a los valores de costos del proyecto y la meta de rentabilidad del mismo y comunicarlos a Servicios Centrales
  • Determinar los Centros de Costos del proyecto y comunicarlo a Servicios Centrales
  • Consolidar la información completa del cliente
  • Formalizar los aspectos de contratación u Orden de compra, condiciones de pago, contactos para gestión de cobranza, etc
  • Asignar el Líder de proyecto y Equipo de trabajo

Con estos pasos nos aseguraremos que el proyecto ha sido puesto en agenda para su ejecución y los procesos de soporte que deben acompañar al mismo están notificados.

Panificación del proyecto

La actividad de Planificación es la que determina la forma, metodología o camino que se va a utilizar para cumplir los objetivos del proyecto. Debe responder como, cuando, por quien y de qué forma se debe realizar las actividades del proyecto. Esta consiste en establecer las actividades del proyecto, determinar la interacción entre ellas (secuencia), asignar los recursos que las ejecutarán y el tiempo estimado para que se concreten. Vinculada a esta actividad se generan una serie de planes que tienen propósitos diferentes para apoyar al proyecto desde distintas necesidades:

  • EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)
  • Estado de avance
  • Hitos de certificaciones
  • Estado financiero del proyecto

Propósito

  • Lograr alcanzar los objetivos del proyecto.
  • ordenar el desarrollo del proyecto.
  • Anticipar e influenciar futuros eventos. (Toma de decisiones adecuadas y oportunas)
  • para ejercer un control efectivo.
  • Para asignar responsabilidades y tareas.
  • Lograr una utilización más eficiente de los recursos.
  • Reducir y manejar consecuencias de los riesgos presentes en el proyecto.

Características

  • La planificación debe ser efectiva
  • Establecer consensos entre las partes
  • Indicadores: si tiene perspectiva de lograr lo previsto, si los destinatarios aprovechan lo que se ha previsto, y se obtiene lo esperado

Procedimiento

El plan de cada proyecto lo realizara el líder de proyecto y contendrá:

Alcance

Tanto del proyecto (entregables o actividades a realizar para la producción del servicio o producto), como del producto. (Especificación de los requisitos del producto requerido por el cliente).

Fecha de Inicio

(Supuesta activación)

Fecha de cierre

(Supuesto cierre)

Plan de ejecución del proyecto

Este plan podemos llamarlo Plan General del Proyecto ya que establece la visión integral y general de las actividades de ejecución del proyecto. Consiste en enumerar las actividades necesarias para realizar el proyecto.

Estructura de desglose de Trabajo. EDT.

Esta se elabora una vez que se define el alcance y una vez que elabora la EDT, se obtiene una mejor apreciación de la planificación del proyecto, la cual nos permite reanalizar las definiciones anteriores, como alcance y las fechas de inicio y fin, las cuales se analizan y modifican en caso de ser necesario

Recursos

Se establecen los recursos materiales, humanos, financieros que van a ser necesarios para desarrollar el proyecto). Esta información se utilizara en el plan financiero.

Programa de Hitos o Programa Maestro

Contempla el proyecto en su totalidad, mostrando el objetivo o producto final, y los pasos claves para lograrlo. Muestra los acontecimientos claves del proyecto. Este también va a servir de indicador del estado de avance del proyecto en la etapa de seguimiento y control.

Programa

(Establecer las actividades, su interacción o secuencia y asignarle duración a cada una de las actividades establecidas en el plan general)

Programa de certificaciones

A partir de haber acordado con el cliente las condiciones de pago para el proyecto, se establece un listado de los hitos de certificaciones es decir fechas estimadas y montos a cobrar, para que se inicien las gestiones de facturación. Este listado se incluye en la planilla de presupuesto una vez que se aprueba con la activación del proyecto.(puede remplazar o hacerse coincidir con el plan de hitos o programa maestro) .Esta información se debe comunicar a Servicios Centrales.

Plan financiero

Al momento de iniciar el proyecto, si este lo demanda por las características de financiamiento del mismo, será necesario establecer el flujo de fondos con las partidas de ingresos y egresos del proyecto para evaluar las demandas de servicios financieros a solicitar para el proyecto. Con esta información Servicios Centrales inicia la gestión de fuentes de financiamiento que sean requeridas y estén en posibilidad de ser asumidas por la empresa.

Seguimiento y control

El control del proyecto se realiza haciéndole seguimiento a su progreso. Esta es una actividad permanente y sistemática que se realiza a partir de contar con el plan de proyecto y hasta el cierre del mismo. En esta etapa de la gestión se debe revisar, analizar, comunicar y registrar los datos correspondientes al avance del proyecto (en función de las tareas y el tiempo), los recursos utilizados y costos asociados. Es necesario en esta etapa de gestión realizar una comparación entre el estado de avance en el que se encuentre el proyecto y lo que fue establecido en la etapa de planeación (situación actual vs. La planificación). Los datos (costos, tiempos, entre otros) de programación del proyecto, se denominan presupuestados o programados y los datos relevados durante el progreso del proyecto se denominan valores reales.

Propósito

  • Actualizar e informar el estado de avance del proyecto. Realizar una evaluación del avance del proyecto en base a lo planificado y como este alcanzara sus metas, focalizándose en aspectos elaborados en planeación.
  • Actualizar e informar la evolución del presupuesto de gastos del proyecto.
  • Actualizar e informar el estado de cobro del proyecto
  • Determinar variaciones, es decir una desviación de lo que se esperaba.
  • Investigar la situación actual del proyecto y determinar acciones correctivas o preventivas a tomar.

Procedimiento

Para realizar una evaluación se utiliza el concepto de variación que corresponde a la diferencia entre lo que fue planeado y lo que realmente ocurrió hasta un determinado estado del proyecto en relación a presupuesto y el avance.

  • Analizamos el programa de presupuestos elaborado en la etapa planificación, y de este obtenemos una estructura de costo que será la base para el registro de los costos del proyecto.
  • Registramos los datos de gastos realizados durante el desarrollo del proyecto, con sus correspondientes fechas.
  • Registramos datos de porcentaje del trabajo finalizado al momento de realizar el seguimiento y control. Este dato lo aportara el líder de proyecto junto con las personas involucradas en la obra
  • Con los datos registrados anteriormente realizamos la evaluación del desarrollo del proyecto, mediante el caculo e interpretación de los siguientes índices:

VARIACION DEL COSTO= Valor Trabajado – Costo Real IDC = Valor Trabajado/Costo Real (índice de desempeño del costo) IDA = Valor trabajado/Valor Presupuesto (índice de desempeño de avance)

  • Interpretación de los índices calculados.
  • Con la correcta interpretación de los índices realizar las acciones correctivas o preventivas correspondientes

En conjunto con las acciones descritas anteriormente, se realiza un seguimiento continuo de la agenda de certificaciones, también se realizan modificaciones del alcance en los proyectos que demanden una variación de alcance y la actualización de la EDT

Cierre

La fase de cierre se inicia cuando se completa la ejecución del proyecto y el cliente acepta el resultado.

Propósito

Verificar el cumplimiento de objetivos y criterios de éxito. Aprender de la experiencia ganada en el mismo, con el fin de mejorar el desempeño para futuros proyectos.

Procedimiento

  • Consolidar y Revisar toda la información de las etapas anteriores concluidas. (Activación, planificación, ejecución, control y seguimiento), antes de considerar la etapa de cierre del proyecto.
  • Revisar el Alcance del proyecto, el cual fue definido en el plan del proyecto (etapa de planificación y variaciones durante la ejecución), para verificar el cumplimiento de lo acordado con el cliente.
  • Formalizar el formulario de cierre en SIGUM (elaborado por el líder de proyecto) que resuma lo que ocurrido durante la etapa de ejecución basado en el plan de proyecto, plan de calidad, plan de riesgos y la formalización de cambios aprobados.(exponer los objetivos definidos en el plan de proyecto y exponer como fueron alcanzados (o no fueron alcanzados), o qué fue cambiado).
  • Establecer la lista de entregables tal como fueron establecidos en la planificación y el estado en el que se encuentra (completado, abandonado, pospuesto, cerrado). Esta lista se puede sumar el formulario de cierre.
  • Establecer los cambios del alcance aprobado durante el proyecto.(si lo hubo)
  • Establecer las actividades de control de calidad (todavía no establecido), para cada entregable del plan de calidad.
  • Formalizar la aceptación del cliente por medio de un certificado de recepción provisoria o definitiva según corresponda.
  • Fechas de ejecución vs Programa. En forma breve debe exponerse como fue el cumplimiento del programa con respecto a lo planeado. Para aquellas actividades del plan que presenten varianzas significativas, debe explicarse razón (tabla que incluya actividades principales, fecha planeada, fecha real y explicación de varianzas con el alcance aquí expresado).
  • Presupuesto de ejecución vs metas de presupuesto. Para aquellas actividades o rubros del plan que presentaron varianzas significativas, debe explicarse con suficiente nivel de detalle las razones de tales varianzas (tabla que incluya actividades/rubro, valor presupuestado, valor ejecutado y explicación de varianzas)
  • Lecciones aprendidas del proyecto. Explicar qué lecciones han sido aprendidas de este proyecto y cómo pueden ser comunicadas y aplicadas. Conocimiento que es legado de este proyecto a la organización.

Salidas

  • Agenda de Activación
  • Informe de avance
  • informe de seguimiento de costos
  • Informe de fecha probable de cierre
  • Informe de rentabilidad probable
  • Informe de estado de resultado
  • EDT Estructura de Desglose de Trabajo
  • programa de certificaciones
  • Agenda de Certificaciones
  • Informe de lecciones aprendidas
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