Diferencia entre revisiones de «Gestión de Proyectos»
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| + | *Consolidar y Revisar toda la información de las etapas anteriores concluidas. (activación, planificación, ejecución, control y seguimiento), antes de considerar la etapa de cierre del proyecto. | ||
| + | *Revisar el Alcance del proyecto, el cual fue definido en el plan del proyecto (etapa de planificación y variaciones durante la ejecución), para verificar el cumplimiento de lo acordado con el cliente. | ||
| + | *Formalizar el '''formulario de cierre''' en SIGUM (elaborado por el líder de proyecto) que resuma lo que ocurrido durante la etapa de ejecución basado en el plan de proyecto, plan de calidad, plan de riesgos y la formalización de cambios aprobados.(exponer los objetivos definidos en el plan de proyecto y exponer como fueron alcanzados (o no fueron alcanzados), o qué fue cambiado). | ||
| + | *Establecer la lista de entregables tal como fueron establecidos en la planificación y el estado en el que se encuentra (completado, abandonado, pospuesto, cerrado). Esta lista se puede sumar el formulario de cierre. | ||
| + | *Establecer los cambios del alcance aprobado durante el proyecto.(si lo hubo) | ||
| + | *Establecer las actividades de control de calidad (todavía no establecido), para cada entregable del plan de calidad. | ||
| + | *Formalizar la aceptación del cliente por medio de un '''certificado de recepción''' provisoria o definitiva según corresponda. | ||
| + | *Fechas de ejecución vs Programa. En forma breve debe exponerse como fue el cumplimiento del programa con respecto a lo planeado. Para aquellas actividades del plan que presenten varianzas significativas, debe explicarse razón (tabla que incluya actividades principales, fecha planeada, fecha real y explicación de varianzas con el alcance aquí expresado). | ||
| + | *Presupuesto de ejecución vs metas de presupuesto. Para aquellas actividades o rubros del plan que presentaron varianzas significativas, debe explicarse con suficiente nivel de detalle las razones de tales varianzas (tabla que incluya actividades/rubro, valor presupuestado, valor ejecutado y explicación de varianzas) | ||
| + | *Lecciones aprendidas del proyecto. Explicar qué lecciones han sido aprendidas de este proyecto y cómo pueden ser comunicadas y aplicadas. Conocimiento que es legado de este proyecto a la organización. | ||
= Objetivos del Proceso = | = Objetivos del Proceso = | ||
Revisión del 20:37 17 sep 2013
Contenido
Descripción del Proceso
El proceso de Gestión de Proyectos forma parte de la Gestión de Operaciones de la empresa.
Tiene una fuerte relación con el Proceso Comercial, especialmente la Gestión de Presupuestos y soporta las actividades de gestión en los procesos de desarrollo de cada una de las células acompañando las etapas de ejecución de las soluciones en cada una de las mismas.
Es un proceso clave que da soporte al Líder de Célula y Líder de Proyecto ya que permite disponer de información para la gestión financiera y presupuestaria, cuidando las pautas de rentabilidad establecidas para el proyecto, así como la calidad del resultado que se espera del mismo.
Entradas o precondiciones
Los eventos que se pueden considerar como entradas o activadores del proceso se pueden organizar en dos categorías: formales y no formales.
Dentro de los aspectos formales, un evento de importancia que activa el proceso es la recepción de una orden de compra emitida por el cliente o un contrato o acuerdo de servicios.
Por otro lado, dentro de los eventos no formales,se pueden considerar las autorizaciones del líder de célula para iniciar el proyecto sin un convenio formal o si el proyecto es de I+D puede ser la autorización del sponsor.
Estos disparadores determinarán la necesidad de crear un nuevo proyecto, definir el tipo de proyecto, asignar los centros de costeo y completar la activación efectiva del mismo para comenzar la planificación detallada.
Actividades de valor
Activación del proyecto
Dadas las condiciones de inicio del proyecto, como se indicaran previamente, el mismo pasa a activarse; es decir pasa a ser un proyecto en ejecución al que se deberá gestionar y garantizar los resultados propuestos al cliente. La activación del proyecto debe ser realizada por el Líder de Célula y el Líder de proyecto asignado para la ejecución.
Para la activación se deberán realizar las siguientes tareas:
- Verificar que los documento de propuesta comercial (doc), presupuesto de oferta (xls) y la última revisión entregada al cliente (pdf) estén disponibles en el espacio de presupuestos del Gestor de Documentos
- Validar el presupuesto de oferta en cuanto a los valores de costos del proyecto y la meta de rentabilidad del mismo y comunicarlos a Servicios Centrales
- Determinar los Centros de Costos del proyecto y comunicarlo a Servicios Centrales
- Consolidar la información completa del cliente
- Formalizar los aspectos de contratación u Orden de compra, condiciones de pago,contactos para gestión de cobranza, etc
- Asignar el Líder de proyecto y Equipo de trabajo
Con estos pasos nos aseguraremos que el proyecto ha sido puesto en agenda para su ejecución y los procesos de soporte que deben acompañar al mismo están notificados.
Planificación
La actividad de Planificación consiste en establecer las actividades del proyecto, determinar la interacción entre ellas, asignar los recursos que las ejecutarán y el tiempo estimado para que se concreten.
Vinculada a esta actividad se generan una serie de planes que tienen propósitos diferentes para apoyar al proyecto desde distintas necesidades: estado de avance, hitos de certificaciones y el estado financiero del proyecto.
Plan de Ejecución del proyecto
Este plan podemos llamarlo Plan General del Proyecto ya que establece la visión integral y general de las actividades de ejecución del proyecto con la asignación de recursos y plazos para que las mismas se ejecuten. Nos debe dar una idea clara del alcance contratado, las actividades que hay que ejecutar, los plazos que se deben cumplir para las mismas, los hitos de verificación del proyecto y los recursos asignados al proyecto.
Este plan se comunica al cliente en caso de que lo requiera.
Este plan de proyecto es desarrollado y cargado en [[1]] para que sea gestionado en forma integral con el resto de los proyectos y sea accedido por los integrantes para la carga de avances y ver la evolución del proyecto.
Programa de certificaciones
A partir de haber acordado con el cliente las condiciones de pago para el proyecto, se establece un listado de los hitos de certificaciones es decir fechas estimadas y montos a cobrar, para que se inicien las gestiones de facturación.
Este listado se incluye en la planilla de presupuesto una vez que se aprueba con la activación del proyecto.
Esta información se debe comunicar a Servicios Centrales.
Plan Financiero
Al momento de iniciar el proyecto, si este lo demanda por las características de financiamiento del mismo, será necesario establecer el flujo de fondos con las partidas de ingresos y egresos del proyecto para evaluar las demandas de servicios financieros a solicitar para el proyecto. Con esta información Servicios Centrales inicia la gestión de fuentes de financiamiento que sean requeridas y estén en posibilidad de ser asumidas por la empresa.
Ejecución
Una vez establecida la planificación del proyecto se avanza en la ejecución de las tareas del proyecto. En esta fase es de fundamental importancia ir reportando el avance del proyecto, la carga de horas que insumen las actividades y la identificación de problemas mientras avanza el proyecto para aportar una resolución.
Bitácora del proyecto
Por medio del registro de las actividades de los proyectos se consolida la historia durante la ejecución del mismo. Este registro es la base principal de información para determinar el estado del proyecto y la problemática que está enfrentando el mismo y es la base para las actividades de seguimiento y control.
En la herramienta de gestión de proyectos se cuenta con la posibilidad de registrar las tareas de avance por cada una de las actividades del plan de ejecución de proyecto y cargar las horas insumidas por cada tarea.
Registro de costos
Durante la ejecución del proyectos se realizarán operaciones de compras de equipos, demanda de viáticos y gastos en general requeridos por el proyecto. Este conjunto de operaciones será mantenida en la herramienta de gestión integral de la empresa a los fines de llevar la contabilidad del proyecto y controlar la ejecución del presupuesto del mismo.
Complementariamente para llevar el costeo de asignación de recursos se establecerá la carga de HH para cada una de las actividades del proyecto.
Seguimiento y Control
Esta es una actividad permanente y sistemática que se realiza a partir de contar con el plan de proyecto y hasta el cierre del mismo.
Permite fundamentalmente consolidar la información del proyecto en forma sistemática para poder evaluar su evolución en forma oportuna y determinar acciones ante los incidentes que se presenten.
Las tareas fundamentales a realizar son:
- Actualizar e informar el estado de avance del proyecto
- Actualizar e informar la evolución del presupuesto de gastos del proyecto
- Actualizar e informar el estado de cobro del proyecto
- Implementación de acciones correctivas / preventivas ante incidentes y el seguimiento de las mismas
Cierre
La fase de cierre se inicia cuando se completa la ejecución del proyecto y el cliente acepta el resultado.
Propósito:
- Verificar el cumplimiento de objetivos y criterios de éxito.
- Aprender de la experiencia ganada en el mismo, con el fin de mejorar el desempeño para futuros proyectos.
Procedimiento:
- Consolidar y Revisar toda la información de las etapas anteriores concluidas. (activación, planificación, ejecución, control y seguimiento), antes de considerar la etapa de cierre del proyecto.
- Revisar el Alcance del proyecto, el cual fue definido en el plan del proyecto (etapa de planificación y variaciones durante la ejecución), para verificar el cumplimiento de lo acordado con el cliente.
- Formalizar el formulario de cierre en SIGUM (elaborado por el líder de proyecto) que resuma lo que ocurrido durante la etapa de ejecución basado en el plan de proyecto, plan de calidad, plan de riesgos y la formalización de cambios aprobados.(exponer los objetivos definidos en el plan de proyecto y exponer como fueron alcanzados (o no fueron alcanzados), o qué fue cambiado).
- Establecer la lista de entregables tal como fueron establecidos en la planificación y el estado en el que se encuentra (completado, abandonado, pospuesto, cerrado). Esta lista se puede sumar el formulario de cierre.
- Establecer los cambios del alcance aprobado durante el proyecto.(si lo hubo)
- Establecer las actividades de control de calidad (todavía no establecido), para cada entregable del plan de calidad.
- Formalizar la aceptación del cliente por medio de un certificado de recepción provisoria o definitiva según corresponda.
- Fechas de ejecución vs Programa. En forma breve debe exponerse como fue el cumplimiento del programa con respecto a lo planeado. Para aquellas actividades del plan que presenten varianzas significativas, debe explicarse razón (tabla que incluya actividades principales, fecha planeada, fecha real y explicación de varianzas con el alcance aquí expresado).
- Presupuesto de ejecución vs metas de presupuesto. Para aquellas actividades o rubros del plan que presentaron varianzas significativas, debe explicarse con suficiente nivel de detalle las razones de tales varianzas (tabla que incluya actividades/rubro, valor presupuestado, valor ejecutado y explicación de varianzas)
- Lecciones aprendidas del proyecto. Explicar qué lecciones han sido aprendidas de este proyecto y cómo pueden ser comunicadas y aplicadas. Conocimiento que es legado de este proyecto a la organización.
Objetivos del Proceso
Por medio de la ejecución del Proceso de Gestión de Proyectos se espera:
- Proyectos terminados en plazos acordados con el cliente
- Proyectos ejecutados dentro de las pautas de costos definidos en el presupuesto
- Proyectos cerrados con la aprobación del cliente y dentro de la rentabilidad prevista
Herramientas
Las prácticas de las gestión de proyectos se soportarán en el Gestor de proyectos dotProject. Esta herramienta sistematizará las actividades de valor de este proceso.
Cómo usar el Gestor de proyectos será un tópico fundamental en el programa de entrenamiento de la empresa.
Perfiles de puestos
Los roles principalmente involucrados en las actividades de este procesos son:
- Líder de Célula
- Líder de Proyecto
Tipo de proyecto
Los proyectos que se gestionarán bajo el marco de este proceso son todos los proyectos de la empresa.
Entre estos, encontraremos los siguientes tipos:
- Proyectos de ejecución de cada Célula
- Proyectos de I+D
- Proyectos puntuales que la empresa defina gestionar en el marco de este proceso, como proyectos internos
