Revisión del 16:21 2 ene 2016

Contenido

1 Entradas o precondiciones
2 Actividades de valor
3 Salidas y Resultados Esperados
4 Indicadores de Gestión del proceso
5 Herramientas
6 Perfiles de puestos
7 Requisitos
8 Registros

Entradas o precondiciones

Las actividades que conforman la gestión administrativas son de soportes durante todo el ciclo de vida de la organización y a todos los procesos. Como tales estarán en actividad en forma permanente y adecuándose a las necesidades de gestión y operativas de la empresa. Sin embargo, a los efectos de organinzar las tareas de control de gestión cada nuevo ejercicio demandará un cierre y reinicio de las actividades administrativas guiadas por nuevas metas anuales.

El proceso administrativo integra las actividades de Gestión de Tesorería y está relacionado al de Gestión Financiera como demandante de necesidades de financiamiento.

Actividades de valor

Gestión Contable

Plan de cuentas

Registración Contable

Facturación

La actividad de facturación estará iniciada principalmente por la demanda de certificaciones de los proyectos.

Previo a la realización de la factura, en el caso de los proyectos, se necesitará el certificado aprobado por el cliente a los fines de usarlo como proforma.

Para el caso de los servicios que se facturen con regularidad, los conceptos de facturación dependerán del alcance del servicio.

Procedimiento

El procedimiento de facturación inevitablemente se inicia a partir de una certificado aprobado de proyecto, una orden de servicio aprobada o un acuerdo previo entre el Líder de Célula y el cliente para generar la factura. En cualquiera de estas instancias el Líder de Célula o Líder de Proyecto emite la solicitud de facturación que determina las condiciones a tener en cuenta para la facturación como son al menos: Cliente, Items, Centro de costo, detalles de IVA y condiciones de pago.

A partir de la solicitud de facturación, el Responsable de Servicios Centrales emitirá la factura y se enviará la misma al responsable de pagos del cliente. A partir de esta instancia el auxiliar de Servicios Centrales iniciará el seguimiento de cobro.

Los comprobantes de facturas, obtenidas en forma digital desde el portal de AFIP, se almacenarán en el repositorio de documentos en el espacio UMSA > Contabilidad > FACTURAS 20XX. A su vez la factura será detallada en el registro de facturas para su posterior seguimiento desde cobranza.

Estudio Contable Externo

Con el Estudio externo se coordinará la presentación mensual de las declaraciones de:

Liquidación de impuestos
Haberes

Anualmente se coordinará la elaboración de los Balances.

Gestión de Gastos

Se contemplará como gasto toda aquella erogación que este vinculada y sea consecuencia de la realización de las actividades que se desarrollan en la empresa.

Cada uno de los procesos de la empresa contienen un conjunto de actividades que podrán demandar de gastos para su ejecución satisfactoria.

Los gastos en general tienen implicancias contables y por lo tanto están afectados al esquema de registración contable que lleva la empresa.

Criterios generales

Cada gasto debe justificarse con un comprobante que permita su registración contable
Cada gasto debe estar asociado a un Centro de Costo que permita identificar el destino del gasto
Se establecerán categorías de gastos que permitirán realizar análisis y establecer metas vinculadas al tipo de gasto

Gastos Administrativos

Gastos de Comercialización

Movilidad

En los casos que se empleen medios de transportes, que no sean movilidad propia, los gastos de movilidad serán reconocidos al 100%. Poe ej: Colectivos, taxis, fletes,vehículos en alquiler, etc.
En caso de disponer de vehículo propio como movilidad, se reconocerá un valor de $/km recorrido
En el caso de viajes fuera de las locaciones habituales se determinará el gasto del pasaje

Gastos Financieros

Gastos Indirectos de Producción

Gastos de Gestión Administrativa

Gastos de Mecánica, Repuestos, Seguros

Gastos de Kilometraje

Gastos de Gestión Logística

Gastos de Gestión de RRHH

Gastos de Gestión de Infraestructura

Gastos de Gestión de Operaciones

Gastos de Gestión de Proyectos

Gastos de Gestión de Calidad

Gastos de Gestión de Procesos

Gastos de Servicios Logísticos de Proyectos

Gestión de Bienes de Uso

Contemplamos dentro de esta categoría:

Bienes Muebles: como andamios, obradores, herramientas mecánicas en general
Rodados: como vehículos de la empresa, carros, etc
Equipos Electrónicos: herramientas de mediciones, equipamiento de oficina como computadoras, etc

Gestión de Contratos

Contratos con clientes

Contratos con proveedores

Documentación para Licitaciones

Gestión Societaria

Libros de Actas

Convocatoria a Asambleas

Dirección de Personería Jurídica

Gestión de Presupuesto Operativo Anual

Se elabora el presupuesto anual de gastos y se integran los presupuestos de ventas para consolidar el presupuesto anual de la empresa.

Control de Gestión

Planteo de metas anuales para cada uno de los programas a ejecutarse en el año. Seguimiento de los programas para su avance. Análisis de desviaciones de los programas.

Recolección de datos

Mediciones

Generación de indicadores

Acciones Correctivas

Salidas y Resultados Esperados

Sin lugar a duda el control de gestión será el que establezca las metas anuales para el desempeño de Servicios Centrales y al cierre evaluará los resultados logrados por la Gestión Administrativa. Estas metas se obtendrán principalmente de los programas y presupuestos que se definan para cada célula o para la estructura (nos referimos a Servicios Centrales).

En resumen, al inciar el ejercicio anual se deberán generar los planes operativos, flujos de fondo y planes de negocio que defina la Dirección. En estos se establecerán las metas a alcanzar para la operación y para SC. Al cierre del ejercicio, se evaluará los resultados logrados respecto de las metas plateadas y se determinarán las desviaciones.

Indicadores de Gestión del proceso

Herramientas

Perfiles de puestos

La organización de este proceso y en general del Proceso administrativo estará a cargo de un equipos conformado por un responsable y un staff de auxiliares que soportarán en diversas actividades en base a las necesidades particulares que se presenten.

Los perfiles de puestos que aplican a estas actividades son:

Requisitos

Registros

Plan de Cuentas

Si bien este documento es definido por el área contable y enmarcado por las necesidades de gestión establecida por la Dirección de la empresa, es el documento de base para que Servicios Centrales fundamentalmente pueda hacer una asignación de ingresos y egresos adecuada y de esta forma contribuya a la confianza de los resultados luego observados en los informes de gestión.

Centros de Costos

Con el propósito de poder gestionar las partidas de ingresos y gastos en forma separada para evaluar el rendimiento (gestión de costos y beneficios) de los distintos proyectos y/o actividades de la empresa, se establece una serie de cuentas separadas identificadas por un código que denominamos Centro de Costo ( estas cuentas representan tanto ingresos como egresos).

@@ Línea 53: / Línea 53: @@
 ===Gastos Financieros===
 ===Gastos Indirectos de Producción===
-====Gastos de Gestión de SSCC====
 ====Gastos de Gestión Administrativa====
 ====Gastos de Mecánica, Repuestos, Seguros====
@@ Línea 64: / Línea 63: @@
 ====Gastos de Gestión de Calidad====
 ====Gastos de Gestión de Procesos====
 ===Gastos de Servicios Logísticos de Proyectos===

Diferencia entre revisiones de «Gestión Administrativa»