Diferencia entre revisiones de «Procedimiento de Información documentada»
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En este procedimiento se establecen y describen los repositorios y la información documentada controlados por la Organización en el Ámbito del SGS. | En este procedimiento se establecen y describen los repositorios y la información documentada controlados por la Organización en el Ámbito del SGS. | ||
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• Repositorio: sistema de almacenamiento de información documentada. | • Repositorio: sistema de almacenamiento de información documentada. | ||
• Gestor de documentos: Herramienta sobre la cual se implementa el repositorio del SGS. | • Gestor de documentos: Herramienta sobre la cual se implementa el repositorio del SGS. | ||
• Información Documentada: documentos y registros que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio en el que está contenida. | • Información Documentada: documentos y registros que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio en el que está contenida. | ||
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Los siguientes roles se encuentran vinculados a las actividades de gestión de la información documentada. | Los siguientes roles se encuentran vinculados a las actividades de gestión de la información documentada. | ||
Rol Actividades | Rol Actividades | ||
Dueños de procesos / procedimientos ver planilla SGS-Competencia de Puestos.xlsx | Dueños de procesos / procedimientos ver planilla SGS-Competencia de Puestos.xlsx | ||
Responsable del SGS ver planilla SGS-Competencia de Puestos.xlsx | Responsable del SGS ver planilla SGS-Competencia de Puestos.xlsx | ||
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El “Gestor de documentos” por defecto, está implementado sobre <HERRAMIENTA> (un sistema de gestión de archivos controlado). En dicho Gestor de Documentos están las últimas actualizaciones de la información documentada del SGS. | El “Gestor de documentos” por defecto, está implementado sobre <HERRAMIENTA> (un sistema de gestión de archivos controlado). En dicho Gestor de Documentos están las últimas actualizaciones de la información documentada del SGS. | ||
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En la siguiente tabla se listan los repositorios de herramientas utilizadas por la organización. | En la siguiente tabla se listan los repositorios de herramientas utilizadas por la organización. | ||
Repositorios Responsable Descripción | Repositorios Responsable Descripción | ||
Revisión del 11:59 19 oct 2018
Contenido
OBJETIVO
En este procedimiento se establecen y describen las actividades para mantener y conservar la información documentada, gestionada dentro de la Organización en el ámbito del SGS. El presente documento tiene como principales objetivos los siguientes: • Identificar la “Información Documentada” que la organización utiliza para asegurar la eficaz planificación, operación y control de su Sistema de Gestión de Servicios y los procesos que lo integran. • Identificar los mecanismos para resguardar y recuperar la información antes mencionada.
ALCANCE
En este procedimiento se establecen y describen los repositorios y la información documentada controlados por la Organización en el Ámbito del SGS.
DEFINICIONES
• Repositorio: sistema de almacenamiento de información documentada. • Gestor de documentos: Herramienta sobre la cual se implementa el repositorio del SGS. • Información Documentada: documentos y registros que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio en el que está contenida.
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Los siguientes roles se encuentran vinculados a las actividades de gestión de la información documentada. Rol Actividades Dueños de procesos / procedimientos ver planilla SGS-Competencia de Puestos.xlsx Responsable del SGS ver planilla SGS-Competencia de Puestos.xlsx
REPOSITORIOS
El “Gestor de documentos” por defecto, está implementado sobre <HERRAMIENTA> (un sistema de gestión de archivos controlado). En dicho Gestor de Documentos están las últimas actualizaciones de la información documentada del SGS.
REPOSITORIOS DE APLICATIVOS
En la siguiente tabla se listan los repositorios de herramientas utilizadas por la organización. Repositorios Responsable Descripción Wiki Documentos de proceso y procedimientos Alfresco registros 5.2 REPOSITORIOS DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA La información documentada del SGS se encuentra alojada en el repositorio de gestión de documentos. Los siguientes son los criterios para la organización principal de la información documentada: • Organización principal: o SGS: contiene la información documenta vigente. o SGS-DES: contiene la información documenta que está en proceso de actualización o creación. • Organización de Temas: o Dentro de la carpeta principal SGS se organizan por carpetas los principales temas del SGS. Nuevos temas son incluidos como una estructura de carpeta dentro de la raíz SGS. 5.3 RESPALDO DE LOS REPOSITORIOS Para toda la información documentada publicada en el gestor de documentos se ejecuta un respaldado dentro de las políticas <listar políticas>. 5.4 RESTAURACIÓN DE REPOSITORIOS Ante la necesidad de restaurar información documentada, se debe solicitar al área <definir área> la restauración de algún artefacto, indicando los siguientes datos<>. 6. MANEJO DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA 6.1 ACCESO A LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA Existen mecanismos de seguridad para gestionar el acceso según los roles específicos, de esta forma se puede garantizar que cada usuario tiene acceso a los procesos en los cuales participa. El responsable de calidad mantiene actualizada la lista de la relación de usuarios y procesos, y se encarga del control de los accesos. 6.2 NUEVOS ARTEFACTOS Cada tema del SGS está representado por una carpeta en la raíz SGS, y en el caso de surgir un nuevo tema, este será adicionado como carpeta en la raíz SGS con sus respectivas subcarpetas y documentos que indicarán su condición de Proceso, Procedimiento, Guía, etc. 6.3 ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA La información documentada existente que requiere de actualizaciones o nuevos documentos que están siendo creados, se mantienen en la carpeta raíz denominada “SGS-DES. Esta información no se considera Vigente y por eso se mantiene por separado hasta que es aprobada (Ver el apartado de Aprobación de la Información Documentada). 6.4 APROBACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA El flujo para la aprobación de la Información documentada del SGS es el siguiente: • <> • <> 7. CONDICIONES GENERALES 7.1 CONTROL DE REVISIONES Solo es válida la versión que se encuentra disponible en el gestor de documentos.<describir> 7.2 DOCUMENTOS EXTERNOS Todos los documentos externos que se vinculen al SGS son gestionados en el mismo gestor de documentos. Dentro de estos documentos se contemplan: • Especificaciones de los clientes. • Pliegos de licitación • Acuerdos de servicios • Reglamentaciones especiales, ordenanzas, leyes, decretos, etc 7.3 NOMENCLATURA UTILIZADA El nombre de los documentos organizacionales deben ser lo más representativo posible de los contenidos guardados en el mismo, así mismo en el “Gestor de documentos” se considera como parte de los atributos de los documentos un “código técnico” que responde a los criterios de denominación considerados en el presente apartado. Se contempla el siguiente criterio de identificación: • Nomenclatura: “Tipo de Documento”_Nombre del documento • Tipo de documento: siendo 3 letras mayúsculas o PSO: Proceso o PRO: Procedimiento o GUI: Guía o TMP: Template o SGS: documentos de apoyo a la gestión • Separador: “_”, underline sin espacios anteriores ni posteriores • Nombre del documento: nombre breve y significativo del asunto que trata.
Analizar y unificar los criterios de la organización de carpetas en Alfresco para los proyectos ITO y SWF. También existen diferencias en el año 17 organizado por unidad de negocio y año 18 organizado por Cliente. 8. DOCUMENTOS RELACIONADOS • IRAM-ISO 20000:2011.
