Gestión Administrativa
Contenido
- 1 Entradas o precondiciones
- 2 Actividades de valor
- 3 Salidas y Resultados Esperados
- 4 Indicadores de Gestión del proceso
- 5 Herramientas
- 6 Perfiles de puestos
- 7 Requisitos
- 8 Registros
Entradas o precondiciones
Las actividades que conforman la gestión administrativas son de soportes durante todo el ciclo de vida de la organización y a todos los procesos. Como tales estarán en actividad en forma permanente y adecuándose a las necesidades de gestión y operativas de la empresa. Sin embargo, a los efectos de organinzar las tareas de control de gestión cada nuevo ejercicio demandará un cierre y reinicio de las actividades administrativas guiadas por nuevas metas anuales.
El proceso administrativo integra las actividades de Gestión de Tesorería y está relacionado al de Gestión Financiera como demandante de necesidades de financiamiento.
Actividades de valor
Facturación
La actividad de facturación estará iniciada principalmente por la demanda de certificaciones de los proyectos.
Previo a la realización de la factura, en el caso de los proyectos, se necesitará el certificado aprobado por el cliente a los fines de usarlo como proforma.
Para el caso de los servicios que se facturen con regularidad, los conceptos de facturación dependerán del alcance del servicio.
Procedimiento
El procedimiento de facturación inevitablemente se inicia a partir de una certificado aprobado de proyecto, una orden de servicio aprobada o un acuerdo previo entre el Líder de Célula y el cliente para generar la factura. En cualquiera de estas instancias el Líder de Célula o Líder de Proyecto emite la solicitud de facturación que determina las condiciones a tener en cuenta para la facturación como son al menos: Cliente, Items, Centro de costo, detalles de IVA y condiciones de pago.
A partir de la solicitud de facturación, el Responsable de Servicios Centrales emitirá la factura y se enviará la misma al responsable de pagos del cliente. A partir de esta instancia el auxiliar de Servicios Centrales iniciará el seguimiento de cobro.
Los comprobantes de facturas, obtenidas en forma digital desde el portal de AFIP, se almacenarán en el repositorio de documentos en el espacio UMSA > Contabilidad > FACTURAS 20XX. A su vez la factura será detallada en el registro de facturas para su posterior seguimiento desde cobranza.
Gestión de Contratos
Contratos de Licencias
Contratos con terceros
Contratos de obras
Gestión de Compras
Procedimiento
Los interesados y responsables de la definición de compras relacionadas a proyectos o compras generales de la empresa, emitirán una solicitud de compra.
En la solicitud de compra se indicará al menos los siguientes parámetros: items requeridos, cantidad , costo unitario o presupuesto disponible, fecha de necesidad, proveedor/res recomendados y centro de costo vinculado.
Esta solicitud de compra requerirá de la revisión y aprobación del Líder de Célula en caso que la misma esté vinculada a un proyecto o el responsable de área en caso que sea una compra general y emitirá la Orden de Compra relacionada una vez que estén resueltos los aspectos de la compra definitiva y se remitirá al proveedor.
Aceptada la orden de compra por parte del proveedor, el auxiliar de servicios centrales iniciará el seguimiento de la provisión.
Una vez que se reciben los items acordados en la orden de compra, el auxiliar de servicios centrales realizará la inspección y consecuente aceptación o rechazo de los items o el item que no cumpla con las pautas de calidad definidas en la orden de compra. Al momento de cerrar todos los items de la orden de compra según lo acordado, el procedimiento queda finalizado.
¿Qué diferencia existe entre la Solicitud de Compra y la Orden de Compra?
La Solicitud de Compra es una operación interna que permite planificar las necesidades, establecer el detalle de los items a comprar, identificar a los proveedores posibles de la provisión de los items solicitados, establecer los costos estimados o presupuestados para la compra.
La Orden de Compra es una operación formal que expresa un acuerdo de compra entre Ultima Milla y el proveedor. Es decir es un contrato, por lo que en el mismo se establecerán además de los datos indicados en la solicitud de compra los detalles de pago, entrega y clausulas de incumplimiento.
En base a las consideraciones previas las solicitudes de compra no requieren un registro impreso, las ordenes de compra sí requieren un registro formal a entregar al proveedor.
Compras relacionadas a proyectos
El Líder de Proyecto administrará la demanda de provisiones relacionadas al proyecto por medio de la Lista de Materiales. Esta lista gestionará todas las necesidades de compra para el proyecto y permitirá la generación de las solicitudes de compra. El ciclo de la Lista de Materiales estará relacionado al ciclo del proyecto, quedando esta cerrada al cerrar el proyecto.
Compras generales
Los responsables de las áreas de soporte podrán o no administrar la demanda de provisiones relacionadas a cada área de soporte por medio de una Lista de Materiales o generar directamente las solicitudes de compra. En caso de administrar la lista integrará todas las necesidades de compra para el área y permitirá la generación de las solicitudes de compra. El ciclo de la Lista de Materiales en este caso estará relacionado al ciclo del ejercicio anual de la empresa.
Gestión de proveedores
Gestión de Presupuesto
(Consolidación de los presupuestos)
Control de Gestión
Recolección de datos
Mediciones
Generación de indicadores
Acciones Correctivas
Gestión Contable
Plan de cuentas
Gestión Societaria
Libros de Actas
Convocatoria a Asambleas
Balances
Dirección de Personería Jurídica
Gestión de Gastos
Se contemplará como gasto toda aquella erogación que este vinculada y sea consecuencia de la realización de las actividades que se desarrollan en la empresa.
Cada uno de los procesos de la empresa contienen un conjunto de actividades que podrán demandar de gastos para su ejecución satisfactoria.
Los gastos en general tienen implicancias contables y por lo tanto están afectados al esquema de registración contable que lleva la empresa.
Criterios generales
- Cada gasto debe justificarse con un comprobante que permita su registración contable
- Cada gasto debe estar asociado a un Centro de Costo que permita identificar el destino del gasto
- Se establecerán categorías de gastos que permitirán establecer metas vinculadas al tipo de gasto
Categoría de gastos
Movilidad
- En los casos que se empleen medios de transportes, que no sean movilidad propia, los gastos de movilidad serán reconocidos al 100%. Poe ej: Colectivos, taxis, fletes,vehículos en alquiler, etc.
- En caso de disponer de vehículo propio como movilidad, se reconocerá un valor de $/km recorrido
- En el caso de viajes fuera de las locaciones habituales se determinará el gasto del pasaje
Solicitud y rendición de Viáticos
Solicitud de pasajes y alojamiento
Solicitud de movilidad
Salidas y Resultados Esperados
Sin lugar a duda el control de gestión será el que establezca las metas anuales para el desempeño de Servicios Centrales y al cierre evaluará los resultados logrados por la Gestión Administrativa. Estas metas se obtendrán principalmente de los programas y presupuestos que se definan para cada célula o para la estructura (nos referimos a Servicios Centrales).
En resumen, al inciar el ejercicio anual se deberán generar los planes operativos, flujos de fondo y planes de negocio que defina la Dirección. En estos se establecerán las metas a alcanzar para la operación y para SC. Al cierre del ejercicio, se evaluará los resultados logrados respecto de las metas plateadas y se determinarán las desviaciones.
Indicadores de Gestión del proceso
Herramientas
Perfiles de puestos
La organización de este proceso y en general del Proceso administrativo estará a cargo de un equipos conformado por un responsable y un staff de auxiliares que soportarán en diversas actividades en base a las necesidades particulares que se presenten.
Los perfiles de puestos que aplican a estas actividades son:
Requisitos
Registros
Plan de Cuentas
Si bien este documento es definido por el área contable y enmarcado por las necesidades de gestión establecida por la Dirección de la empresa, es el documento de base para que Servicios Centrales fundamentalmente pueda hacer una asignación de ingresos y egresos adecuada y de esta forma contribuya a la confianza de los resultados luego observados en los informes de gestión.
Centros de Costos
Con el propósito de poder gestionar las partidas de ingresos y gastos en forma separada para evaluar el rendimiento (gestión de costos y beneficios) de los distintos proyectos y/o actividades de la empresa, se establece una serie de cuentas separadas identificadas por un código que denominamos Centro de Costo ( estas cuentas representan tanto ingresos como egresos).
