Gestión Administrativa
Contenido
- 1 Entradas o precondiciones
- 2 Actividades de valor
- 3 Salidas y Resultados Esperados
- 4 Indicadores de Gestión del proceso
- 5 Herramientas
- 6 Perfiles de puestos
- 7 Requisitos
- 8 Registros
Entradas o precondiciones
Las actividades que conforman la gestión administrativas son de soportes durante todo el ciclo de vida de la organización y a todos los procesos. Como tales estarán en actividad en forma permanente y adecuándose a las necesidades de gestión y operativas de la empresa. Sin embargo, a los efectos de organinzar las tareas de control de gestión cada nuevo ejercicio demandará un cierre y reinicio de las actividades administrativas guiadas por nuevas metas anuales.
El proceso administrativo integra las actividades de Gestión de Tesorería y está relacionado al de Gestión Financiera como demandante de necesidades de financiamiento.
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Actividades de valor
Facturación
La actividad de facturación estará iniciada principalmente por la demanda de certificaciones de los proyectos.
Previo a la realización de la factura, en el caso de los proyectos, se necesitará el certificado aprobado por el cliente a los fines de usarlo como proforma.
Para el caso de los servicios que se facturen con regularidad, los conceptos de facturación dependerán del alcance del servicio.
Los comprobantes de facturas, obtenidas en forma digital desde el portal de AFIP, se almacenarán en el repositorio de documentos en el espacio UMSA > Contabilidad > FACTURAS 20XX. A su vez la factura será detallada en el registro de facturas para su posterior seguimiento desde cobranza.
Gestión de Contratos
Contratos de Licencias
Contratos con terceros
Contratos de obras
Gestión de Compras
Compras de proyectos
Compras generales
Gestión de proveedores
Gestión de Presupuesto
(Consolidación de los presupuestos)
Control de Gestión
Recolección de datos
Mediciones
Generación de indicadores
Acciones Correctivas
Gestión Contable
Plan de cuentas
Gestión Societaria
Libros de Actas
Convocatoria a Asambleas
Balances
Dirección de Personería Jurídica
Procedimientos
Solicitud y rendición de Viáticos
Solicitud de pasajes y alojamiento
Solicitud de movilidad
Salidas y Resultados Esperados
Sin lugar a duda el control de gestión será el que establezca las metas anuales para el desempeño de Servicios Centrales y al cierre evaluará los resultados logrados por la Gestión Administrativa. Estas metas se obtendrán principalmente de los programas y presupuestos que se definan para cada célula o para la estructura (nos referimos a Servicios Centrales).
En resumen, al inciar el ejercicio anual se deberán generar los planes operativos, flujos de fondo y planes de negocio que defina la Dirección. En estos se establecerán las metas a alcanzar para la operación y para SC. Al cierre del ejercicio, se evaluará los resultados logrados respecto de las metas plateadas y se determinarán las desviaciones.
Indicadores de Gestión del proceso
Herramientas
Perfiles de puestos
La organización de este proceso y en general del Proceso administrativo estará a cargo de un equipos conformado por un responsable y un staff de auxiliares que soportarán en diversas actividades en base a las necesidades particulares que se presenten.
Los perfiles de puestos que aplican a estas actividades son:
Requisitos
Registros
Plan de Cuentas
Si bien este documento es definido por el área contable y enmarcado por las necesidades de gestión establecida por la Dirección de la empresa, es el documento de base para que Servicios Centrales fundamentalmente pueda hacer una asignación de ingresos y egresos adecuada y de esta forma contribuya a la confianza de los resultados luego observados en los informes de gestión.
Centros de Costos
Con el propósito de poder gestionar las partidas de ingresos y gastos en forma separada para evaluar el rendimiento (gestión de costos y beneficios) de los distintos proyectos y/o actividades de la empresa, se establece una serie de cuentas separadas identificadas por un código que denominamos Centro de Costo ( estas cuentas representan tanto ingresos como egresos).
