Logística de Abastecimiento
Logística
En término amplio el proceso o macro proceso de logística es aquel que dentro de la cadena de generación de soluciones y servicios IT planifica, implementa y controla eficiente y efectivamente el “flujo de bienes, servicios e información” desde el punto de origen hasta el punto de entrega, para garantizar las necesidades del cliente en tiempo y dentro del alcance acordado.
Logística de abastecimiento
Es el subproceso en el cual se ejecutan una serie de actividades con el objeto de asegurar el efectivo y eficiente aprovisionamiento de materiales necesarios para cada proyecto o solicitud. Agrupa principalmente las funciones de compra, seguimiento de entrega, recepción y almacenamiento.
Entradas o precondiciones
La principal entrada del proceso son las solicitudes de pedidos, las mismas se originan en otros procesos o en algunos aspectos como demandas informales.
Actividades de valor
Procesamiento de Solicitudes de pedido
Consiste en un informe de los materiales que requieren ser comprados y/o vendidos. Los tipos de solicitudes pueden ser:
- Solicitudes de venta de productos/equipos, Surge del líder de proyecto o célula del proceso de cierre la instancia comercial.
- Solicitudes de compras de materiales para proyectos, originado por líder de proyecto en el proceso de ejecución de proyectos.
- Solicitudes de compras de materiales para stock, originado por operador logístico en el proceso de logística de operación.
- Solicitudes de compras de materiales consumibles, originado por personal de todas las áreas de la organización, formalizado por operador logístico de abastecimiento y proveniente del proceso que lo demande
- Solicitudes de compras de bienes de uso, originado por personal de todas las áreas de la organización, formalizado por operador logístico de abastecimiento y proveniente del proceso que lo demande
- Solicitudes informales, de cualquier otra índole, originado generalmente por el líder de proyecto en el proceso ejecución de proyecto.
Para elaborar la solicitud de pedido se debe tener en cuenta el stock de existencias en la empresa de cada producto solicitado y la cantidad demandada del mismo por el proyecto. También se debe tener en cuenta en el momento de elaborar la solicitud los materiales no acopiados y las órdenes de compra que se están gestionando (ORDENES DE COMPRA ACTIVAS), para no realizar compras innecesarias y generar un stock en exceso de existencias. Toda esta información nos dará como resultado los materiales, características y sus respectivas cantidades que deberán ser comprados.
Análisis y decisión de realizar el pedido
Se consulta con los departamentos financieros y administrativos disponibilidad de fondos para la realización del pedido.
Acordar con el proveedor
Esta etapa se produce la comunicación con proveedor. Posteriormente se establece con el mismo, acuerdos sobre forma de pago, precio, cantidades (tamaño mínimo de lote) tiempo de entrega y modalidad de entrega.
Generación de Orden de compra
La orden de compra es un documento que emite el comprador Última Milla S.A. para pedir mercaderías al proveedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, fecha y modo de entrega. En esta etapa se consolida la adquisición de insumos, repuestos y/o materiales establecidos en la solicitud de compra, al realizar una transferencia o pago cheque diferido al proveedor. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido, mientras que el duplicado es para el comprador Última Milla S.A. Y es una constancia de los insumos, repuestos y/o materiales encargados.
Seguimiento y control de los pedidos
En esta etapa se realiza un seguimiento de la orden de compra efectuada, denominadas “órdenes de compra activas” en nuestro sistema de gestión SIGUM, controlando que se cumplan los acuerdos establecidos con el proveedor en lo que concierne a las fechas de entrega y condiciones convenidas y que permita a la vez mantener informada al área logística ante cualquier evento ocurrido con el pedido como puede ser cambios en cantidad, falta de capacidad, cambios de alcance u problemas de entrega.
Recepción y acopio de pedidos
En esta etapa se reciben los pedidos consolidándose la adquisición de materiales, se realiza una inspección para determinar el grado de conformidad de acuerdo a lo solicitado al proveedor (control de calidad). En esta instancia se puede generar el rechazo de materiales y/o la devolución o cambio de equipos. Posteriormente realizado la revisión se realiza el “acopio de materiales” que consiste en el almacenamiento, asignación y un registro de la mercadería recibida en el depósito correspondiente.
Objetivos
- Asegurar el efectivo y eficiente aprovisionamiento de materiales necesarios para cada proyecto en la empresa.
- Contar con Proveedores definidos, clasificados y calificados para futuras adquisiciones.
- Disponer del Material requerido acopiado e identificado, con aseguramiento de su conformidad a especificaciones (aseguramiento de calidad).
