Gestión Administrativa

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Entradas o precondiciones

Las actividades que conforman la gestión administrativas son de soportes durante todo el ciclo de vida de la organización y a todos los procesos. Como tales estarán en actividad en forma permanente y adecuándose a las necesidades de gestión y operativas de la empresa. Sin embargo, a los efectos de organizar las tareas de control de gestión cada nuevo ejercicio demandará un cierre y reinicio de las actividades administrativas guiadas por nuevas metas anuales derivadas el programa de gestión administrativa de la empresa (P8).

El proceso administrativo está relacionado al de Gestión Financiera como demandante de necesidades de financiamiento.

Actividades de valor

Gestión Contable

Plan de cuentas

Registración Contable

Facturación

La actividad de facturación estará iniciada principalmente por la demanda de certificaciones de los proyectos.

Previo a la realización de la factura, en el caso de los proyectos, se necesitará el certificado aprobado por el cliente a los fines de usarlo como proforma.

Para el caso de los servicios que se facturen con regularidad, los conceptos de facturación dependerán del alcance del servicio.

Procedimiento

El procedimiento de facturación inevitablemente se inicia a partir de una certificado aprobado de proyecto, una orden de servicio aprobada o un acuerdo previo entre el Líder de Célula y el cliente para generar la factura. En cualquiera de estas instancias el Líder de Célula o Líder de Proyecto emite la solicitud de facturación que determina las condiciones a tener en cuenta para la facturación como son al menos: Cliente, Items, Centro de costo, detalles de IVA y condiciones de pago.

A partir de la solicitud de facturación, el Responsable de Servicios Centrales emitirá la factura y se enviará la misma al responsable de pagos del cliente. A partir de esta instancia el auxiliar de Servicios Centrales iniciará el seguimiento de cobro.

Los comprobantes de facturas, obtenidas en forma digital desde el portal de AFIP, se almacenarán en el repositorio de documentos en el espacio UMSA > Contabilidad > FACTURAS 20XX. A su vez la factura será detallada en el registro de facturas para su posterior seguimiento desde cobranza.

Estudio Contable Externo

Con el Estudio externo se coordinará la presentación mensual de las declaraciones de:

  • Liquidación de impuestos
  • Haberes

Anualmente se coordinará la elaboración de los Balances.

Gestión de Gastos

Se contemplará como gasto toda aquella erogación que este vinculada y sea consecuencia de la realización de las actividades que se desarrollan en la empresa y no tengan como fin la elaboración de una solución pero sean requeridas para la misma. A diferencia del costo que es una erogación que tiene por objeto un ingreso futuro específico por la elaboración de una solución.

Cada uno de los procesos de la empresa contienen un conjunto de actividades que podrán demandar de gastos para su ejecución satisfactoria.

Los gastos en general tienen implicancias contables y por lo tanto están afectados al esquema de registración contable que lleva la empresa organizado en el plan de cuentas. En consecuencia nos encontramos con un conjunto de cuentas de gastos que nos permitirán establecer un registro ordenado de los mismos para su posterior gestión.

La administración o gestión de gastos contemplará el seguimiento, control, optimización e informes de los Gastos de Administración, Comercialización, Financieros e Indirectos de Producción.

Criterios generales

  • El alcance de la gestión de gastos está dentro del ámbito de responsabilidad del Proceso de Gestión Administrativa de SSCC, mientras que el de gestión de costos lo ejecutará el Proceso de Gestión de Proyectos
  • Existen dos grandes categorías de gastos que se gestionarán desde SSCC: los que no se pueden vincular a los procesos productivos de las células (los denominaremos gastos fijos o de estructura) y los que se pueden asignar en forma indirecta (los denominaremos costos indirectos de producción).
  • Los costos indirectos de producción deberán imputarse a los centros de costos que correspondan al cierre de los mismos
  • Cada gasto debe justificarse con un comprobante que permita su registración contable
  • Cada gasto debe estar asociado a una cuanta del Plan de Cuentas que permita contabilizarlo

Gastos de Administración

Los Gastos de Administración contemplas las siguientes categorías:

  • Gastos vinculados a las actividades del proceso de Gestión Estratégica de la empresa
  • Gastos vinculados a las actividades del proceso de Gestión Administrativa de SSCC

Gestión Estratégica de la Empresa

Dentro de estos gastos se contemplarán los asociados a las actividades de Planificación, Seguimiento y Mejoras así como las erogaciones que impliquen los mismos con el objetivo de ejecutar los programas derivados del Plan Estratégico de la empresa.


Gestión Administrativa

Contemplaremos dentro de esta categoría los siguientes conceptos:

  • Materiales de Librería, Correo , Cartuchos, Revistas y Diarios
  • Encomienda, Flete y Mensajería no vinculados a proyectos
  • Sueldos y Cargas Sociales de los recursos vinculados a la célula SSCC
  • Honorarios Profesionales tercerizados que no se vinculen a actividades específicas
  • Impuestos,Tasas,Contribuciones Municipales
  • Otros impuestos
  • Servicio Monitoreo Alarma
  • Servicios de Telefonía Fija
  • Servicios de Telefonía Celular
  • Servicios de Internet
  • Servicios de Agua, Luz y Gas
  • Cuota Social de instituciones y organizaciones empresarias
  • Seguros en general
  • Alquiler de oficina central
  • Materiales para capacitación interna
  • Compras de Almacén y Supermercado
  • Servicios de Limpieza
  • Gastos de sellos, publicaciones en Boletin Oficial, Copia de Actas, Códigos del DPJ, Cartas documento, etc.

Gastos de Comercialización

Movilidad

  • En los casos que se empleen medios de transportes, que no sean movilidad propia, los gastos de movilidad serán reconocidos al 100%. Poe ej: Colectivos, taxis, fletes,vehículos en alquiler, etc.
  • En caso de disponer de vehículo propio como movilidad, se reconocerá un valor de $/km recorrido
  • En el caso de viajes fuera de las locaciones habituales se determinará el gasto del pasaje

Gastos Financieros

Gastos Indirectos de Producción

Gastos de Gestión Administrativa

Gastos de Facturación

Gastos de Cobranza

Gastos de Viandas

Gastos de Viáticos

Seguros Generales de Responsabilidad Civil

Elementos de protección personal

Herramientas de uso personal

Gastos de Mecánica, Repuestos, Seguros

Para cada una de las unidades de movilidad propias o de terceros vinculadas a la operación se establecerá un presupuesto, registro y seguimiento de asignación de gastos.

Gastos de Kilometraje

Al igual que en el caso anterior, para cada unidad de movilidad se establecerá un costo/km y se registrará el recorrido de las unidades para la determinación del gasto. En el caso de las unidades tercerizadas se deberá acordar con cada propietario la tarifa y el esquema de aumentos anuales de manera de establecer un presupuesto de estas necesidades de fondos.

Gastos de Gestión Logística

Este rubro de gastos considera los Gastos asociados a las actividades de Abastecimiento, Logística de Operaciones y Distribución. Principalmente estas actividades están activadas por las necesidades de compras de materiales y contrataciones de servicio que se generan en los proyectos y compras de bienes de uso en general.

Los componentes de estos gastos principalmente estarán asociados a la gestión de las compras y no a los fletes o seguros que se vinculen a la compras de los proyectos, los cuales deberán imputarse como costos de servicios logísticos al centro de costos del proyecto.

Gastos de Gestión de RRHH

Gastos de Planificación de desarrollo de RRHH

Gastos de Búsqueda y Selección de personal

Gastos de Incorporación de personal

Gastos de Inducción de RRHH

Gastos de Desarrollo de RRHH

Gastos de programas de Formación

Gastos de Gestión de Infraestructura

Gastos de Mantenimiento de Bienes de Uso

Gastos en Mejoras de instalaciones

Gastos de Gestión de Proyectos

Gastos de Activación

Gastos de Planificación

Gastos de Seguimiento y control de proyectos

Gastos de Cierre de Proyectos

Gastos de Gestión de Calidad

Gastos de Planificación

Gastos de Implementación

Gastos de Control

Gastos de Aseguramiento de Calidad

Gastos de Mejoras, acciones correctivas y preventivas

Gastos de Auditorías de Calidad

Gastos de Gestión de Procesos

Gastos de Planificación

Gastos de Implementación

Gastos de Seguimiento y Control

Gastos de Mejoras de procesos

Gastos de Personal

Gestión de Bienes de Uso

Contemplamos dentro de esta categoría:

  • Bienes Muebles: como andamios, obradores, herramientas mecánicas en general
  • Rodados: como vehículos de la empresa, carros, etc
  • Equipos Electrónicos: herramientas de mediciones, equipamiento de oficina como computadoras, etc

Registro de bienes de uso

Amortizaciones de bienes de uso

Gestión de Contratos

Contratos con clientes

Contratos con proveedores

Documentación para Licitaciones

Gestión Societaria

Libros de Actas

Convocatoria a Asambleas

Dirección de Personería Jurídica

Salidas y Resultados Esperados

Sin lugar a duda el control de gestión será el que establezca las metas anuales para el desempeño de Servicios Centrales y al cierre evaluará los resultados logrados por la Gestión Administrativa. Estas metas se obtendrán principalmente de los programas y presupuestos que se definan para cada célula o para la estructura (nos referimos a Servicios Centrales).

En resumen, al inciar el ejercicio anual se deberán generar los planes operativos, flujos de fondo y planes de negocio que defina la Dirección. En estos se establecerán las metas a alcanzar para la operación y para SC. Al cierre del ejercicio, se evaluará los resultados logrados respecto de las metas plateadas y se determinarán las desviaciones.

Indicadores de Gestión del proceso

Herramientas

Perfiles de puestos

La organización de este proceso y en general del Proceso administrativo estará a cargo de un equipos conformado por un responsable y un staff de auxiliares que soportarán en diversas actividades en base a las necesidades particulares que se presenten.

Los perfiles de puestos que aplican a estas actividades son:

Requisitos

Registros

Plan de Cuentas

Si bien este documento es definido por el área contable y enmarcado por las necesidades de gestión establecida por la Dirección de la empresa, es el documento de base para que Servicios Centrales fundamentalmente pueda hacer una asignación de ingresos y egresos adecuada y de esta forma contribuya a la confianza de los resultados luego observados en los informes de gestión.

Centros de Costos

Con el propósito de poder gestionar las partidas de ingresos y gastos en forma separada para evaluar el rendimiento (gestión de costos y beneficios) de los distintos proyectos y/o actividades de la empresa, se establece una serie de cuentas separadas identificadas por un código que denominamos Centro de Costo ( estas cuentas representan tanto ingresos como egresos).

Flujo de fondos anual

Plan Operativo anual

Plan de Negocio

Libro de Compras

Cuentas por Facturar

Agenda de Facturación

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