Gestión Administrativa
Contenido
- 1 Entradas o precondiciones
- 2 Actividades de valor
- 2.1 Presupuestación anual
- 2.2 Ventas
- 2.3 Compras
- 2.4 Administración de Gastos
- 2.4.1 Tipos de Gastos
- 2.4.2 Administración de comprobantes
- 2.5 Gestión en entidades financieras
- 2.6 Administración Tributaria
- 2.7 Cierre Administrativo
- 3 Salidas y Resultados Esperados
- 4 Indicadores de Gestión del proceso
- 5 Herramientas
- 6 Perfiles de puestos
- 7 Requisitos
- 8 Registros
Entradas o precondiciones
Las actividades que conforman la gestión administrativas son de soportes durante todo el ciclo de vida de la organización. Como tales estarán en actividad en forma permanente y adecuándose a las necesidades de gestión y operativas de la empresa. Sin embargo, a los efectos de organinzar las tareas de control de gestión cada nuevo ejercicio demandará un cierre y reinicio de las actividades administrativas guiadas por nuevas metas anuales.
Actividades de valor
Presupuestación anual
La presupuestación tendrá por objeto establecer en forma anticipada las estimaciones de ventas y gastos que se tendrá en cada una de las células de negocios para el año.A la vez que servirá de referencia para identificar la necesidad de fuentes de financiamiento externo. Esta presupuestación será la base para la elaboración de los planes de negocio (en caso que la célula sea nueva o se está incubando) u operativos (en caso que la célula ya esté activa.
Ventas
La activación del proceso administrativo para la venta dependerá de cada una de las unidades de negocio de la empresa. Estas transferirán a administración los requisitos necesarios para formalizar el procedimiento de facturación y cobro que siguen a la venta.
Facturación
Las factura que puede emitir la empresa son A y B por ser responsable inscripto. En el caso de que el cliente también lo sea se emitirá factura A que discrimina IVA, mientras que en el resto de los casos se emitirá factura B.
Para el caso de venta de servicios al exterior se emitirá factura E que no discrimina IVA y el monto de la misma se debe expresar en USD.
Cobranza
La gestión de cobranza será responsabilidad de administración teniendo en cuentas los datos de las facturas y un correcto seguimiento de la fecha de vencimiento de las mismas.
Compras
Las tareas de compra se organizarán en función de su objetivo en compras de proyectos o compras generales para la operación normal de la empresa. Las compras de proyectos serán administradas por los Líderes de proyecto mientras que las compras generales por el responsable de administración.
Los tipos de comprobantes válidos para soportar al control de gestión podrán ser facturas de proveedores tipo A o C y los tickets que se comportan impositivamente como una factura C.
Cualquier otro tipo de comprobante, como por ejemplo facturas tipo B, no será aceptados para justificación de gastos.
Administración de Gastos
Para una correcta administración de los gastos de la empresa se definirá una categoría que permita luego implementar seguimiento por medio del control de gestión. En esta categorización encontramos:
- Gastos administrativos
- Gastos de operación
- Gastos de comercialización
- Gastos de formación y entrenamiento
- Gastos de I+D
- Gastos Financieros
Cada uno de estos tipos de gastos estará identificado por un centro de costo específico.
Por otro lado, además de esta categorización básica se comenzará con una proceso de definición de costeo ABC.
Tipos de Gastos
Como se indicara previamente cada uno de los tipos de gastos se denominará con un centro de costo que lo identifique en forma unívoca.
Gastos de administración
Definir el alcance de los gastos, es decir cuales serán imputados cómo tales, y cómo se administrarán.
Gastos de Operación
Viáticos y Movilidad
Para cada uno de los proyectois o tareas que se realicen fuera de la empresa existirá un concepto denominado viáticos en que se podrán imputar gastos diversos como consecuencia del desarrollo de las actividades de servicios o proyectos.
Describir el procedimiento de solicitud de viáticos y los formularios vinculados.
Telefonía Celular
La empresa reconocerá los gastos vinculados a los abonos del personal de la empresa. Así mismo, dentro de la flota se podrán incorporar abonos adicionales, relacionados a familiares directos, los que serán descontados a cada uno de los responsables de esos abonos.
Impuestos y gastos fijos en general
Gastos de Comercialización
Gastos de Capacitación y Formación
Gastos de I+D
Gastos Financieros
Liquidación de Haberes
Liquidaciones de servicios
En general la empresa se organizará en torno a conformar equipos de trabajos con personal contratado. Si bien estas consideraciones dependen del estado actual de crecimiento de la empresa será un principio a considerar con el fin de desarrollar equipos de colaboración independientes.
Para poder hacer una correcta asignación de las tareas dentro de los servicios que se presten se deberá confeccionar un registro diario de tareas. En dicho registro se consignarán las actividades que se realizan y las horas asignadas a dichas actividades. Estas serán predefinidas bajo un criterio común de forma que luego contablemente se vea facilitada la instancia de imputación a la cuenta que corresponda.
Este registro se completará en forma semanal y servirá de evidencia para la liquidación mensual de los servicios.
Contrato de Locación de Servicios
Monotributos
Ingresos Brutos
Obra Social y Medicina Prepaga
Limpieza
Seguridad
Administración de comprobantes
Los comprobantes son el registro básico para justificación de una operación económica-financiera (o.e.f). Por ejemplo, un gasto de movilidad asociado al consumo de combustible se respaldará por medio de un comprobante que indique el importe gastado; una factura de compra de equipos informáticos será el respaldo de la compra del equipo, etc. En la mayoría de los casos los comprobantes son las facturas que emiten los abastecedores o proveedores.
Los comprobantes deben ser archivados ya que son respaldatorios de las o.e.f que se deben registrar en cuentas contables. Para el almacenamiento de los comprobantes se asignará una carpeta particular separando los gastos por categoría: Operativos, Comercialización, Formación e I+D. Por otro lado, el archivo de los comprobantes se deberá hacer por fecha cronológicamente ubicados dejando a disposición el más reciente a los fines de que pueda ser accedido en forma más ágil.
Este tipo de hábito internos facilitará las auditorías parciales.
Recibos de Pagos
Formularios de AFIP
F.731 IVA
F.182 CITI Ventas
Facturas de Ventas
Se organizarán por célula o unidad de negocio.
Facturas de Compras
Se organizarán por centro de costo.
Impuestos
Gestión en entidades financieras
Administración de cuentas bancarias
Conciliación bancaria
Liquidación de divisas
En el caso de la venta de servicios al exterior facturados con factura E y moneda extrangera, será el mismo banco quien haga la liquidación de divisas informanco al Banco Central.
Administración Tributaria
Ingresos Brutos (IIBB)
Qué es y quienes tributan? Cuándo y con qué frecuencia se liquida? Cómo se hace el cálculo para su liquidación?
Tasa Cero
Qué es y quienes se benefician?
Convenio Multilateral
Qué es y quienes se benefician?
Impuesto a las Ganacias
Qué es y quienes tributan? Cuándo y con qué frecuencia se liquida? Cómo se hace el cálculo para su liquidación?
Ganacia presunta
Impuesto al valor agregado (IVA)
Qué es y quienes tributan? Cuándo y con qué frecuencia se liquida? Cómo se hace el cálculo para su liquidación?
Cierre Administrativo
El cierre administrativo se hará coincidir con el cierre de ejercicio a fines de Diciembre de cada año. En el mismo se presentarán los indicadores de gestión definidos para este proceso e informes que sean requeridos.
Salidas y Resultados Esperados
Sin lugar a duda el control de gestión será el que establezca las metas anuales para el desempeño de SC y al cierre evaluará los resultados logrados. Estas metas se obtendrán principalmente de los programas y presupuestos que se definan para cada célula o para la estructura (nos referimos a Servicios Centrales).
En resumen, al inciar el ejercicio anual se deberán generar los planes operativos, flujos de fondo y planes de negocio que defina la Dirección. En estos se establecerán las metas a alcanzar para la operación y para SC. Al cierre del ejercicio, se evaluará los resultados logrados respecto de las metas plateadas y se determinarán las desviaciones.
Indicadores de Gestión del proceso
Herramientas
Perfiles de puestos
La organización de este proceso y en general del Proceso administrativo estará a cargo de un equipos conformado por un responsable y un staff de auxiliares que soportarán en diversas actividades en base a las necesidades particulares que se presenten.
Los perfiles de puestos que aplican a estas actividades son:
Requisitos
Registros
Plan de Cuentas
Si bien este documento es definido por el área contable y enmarcado por las necesidades de gestión establecida por la Dirección de la empresa, es el documento de base para que SC fundamentalmente pueda hacer una asignación de ingresos y egreasoso adecuada y de esta forma contribuya a la confianza de los resultados luego observados en los informes de gestión.
