Gestión de Proyectos
Contenido
- 1 Descripción del Proceso
- 2 Entradas o precondiciones
- 3 Actividades de valor
- 4 Objetivos y Resultados Esperados
- 5 Indicadores de Gestión del proceso
- 6 Herramientas
- 7 Perfiles de puestos
- 8 Requisitos
- 9 Registros
Descripción del Proceso
El proceso de Gestión de Proyectos forma parte de la Gestión de Operaciones de la empresa.
Tiene una fuerte relación con el Proceso Comercial, especialmente la Gestión de Presupuestos y soporta las actividades de gestión en los procesos de desarrollo de cada una de las células acompañando las etapas de ejecución de las soluciones en cada una de las mismas.
Es un proceso clave ya que permite disponer de información para la gestión financiera y presupuestaria, cuidando las pautas de rentabilidad establecidas para el proyecto, así como la calidad del resultado que se espera del mismo
Entradas o precondiciones
Los eventos que se pueden considerar como entradas o activadores del proceso se pueden organizar en dos categorías: formales y no formales.
Dentro de los aspectos formales, un evento de importancia que activa el proceso es la recepción de una orden de compra emitida por el cliente o un contrato o acuerdo de servicios.
Por otro lado, dentro de los eventos no formales,se pueden considerar las autorizaciones del líder de célula para iniciar el proyecto sin un convenio formal o si el proyecto es de I+D puede ser la autorización del sponsor.
Estos disparadores determinarán la necesidad de crear un nuevo proyecto, definir el tipo de proyecto, asignar los centros de costeo y completar la activación efectiva del mismo para comenzar la planificación detallada.
- Los proyectos deben ser activados formalmente una vez que se adjudican: se debe hacer la transferencia de los centros de costos desde la planilla de presupuesto comercial y su revisión/aprobación en caso de que el proyecto maneje un volumen de gastos importante.
- La planilla de centros de costos surgida de la activación del proyecto será la referencia para ordenas los comprobantes de gastos y facturas de compras para cada proyecto. El código del centro de costo debe ser anotado detrás de la factura o comprobante al momento de las rendiciones.
- Cada responsable del proyecto debe facilitar el control de gastos , volcando los comprobantes o gastos sin comprobantes, para que se pueda hacer un control periódico y oportuno de los gastos.
Actividades de valor
Activación del proyecto
Dadas las condiciones de inicio del proyecto, como se indicaran previamente, el mismo pasa a activarse; es decir pasa a ser un proyecto en ejecución al que se deberá gestionar y garantizar los resultados propuestos al cliente.
Para la activación se deberán considerar las siguientes tareas:
Planificación
Plan de Ejecución del proyecto
Plan de certificaciones
Plan Financiero
Ejecución
Bitácora del proyecto
Registro de gastos
Seguimiento y Control
Estado de avance
Implementación de acciones correctivas / preventivas
Seguimiento de gastos
Cierre
Objetivos y Resultados Esperados
Indicadores de Gestión del proceso
Herramientas
Las prácticas de las gestión de proyectos se soportarán en el Gestor de proyectos dotProject. Esta herramienta sistematizará las actividades de valor de este proceso.
Cómo usar el Gestor de proyectos será un tópico fundamental en el programa de entrenamiento de la empresa.
