Diferencia entre revisiones de «Procedimiento de Información documentada»
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*SGS: contiene la información documenta vigente. | *SGS: contiene la información documenta vigente. | ||
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Revisión del 15:36 29 abr 2019
Contenido
OBJETIVO
En este procedimiento se establecen y describen las actividades para mantener y conservar la información documentada, gestionada dentro de la Organización en el ámbito del SGS.
El presente documento tiene como principales objetivos los siguientes:
- Identificar la Información Documentada que la organización utiliza para asegurar la eficaz planificación, operación y control de su Sistema de Gestión de Servicios IT y los procesos que lo integran.
- Identificar los mecanismos para resguardar y recuperar la información antes mencionada.
ALCANCE
En este procedimiento se establece la identificación de la información documentada controlados por la Organización en el Ámbito del SGS y describen los repositorios empleados para este propósito.
DEFINICIONES
- Repositorio: Sistema de almacenamiento de información documentada que cuenta con la capacidad de control de versiones.
- Gestor de documentos: Herramientas sobre las cuales se implementa el repositorio del SGSIT.
- Información Documentada: Documentos y Registros que la organización tiene que controlar y mantener, y el medio en el que está contenida.
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Los siguientes roles se encuentran vinculados a las actividades de gestión de la información documentada.
| ROL | RESPONSABILIDAD |
| Responsable de soporte IT | Mantenimiento de Repositorios |
| Responsable del SGSIT | Control de documentos y Registros |
CRITERIOS DE ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Toda la información documentada alcanzada por el SGSIT será gestionada dentro de un conjunto de repositorios en base a la categoría de aplicación.
Los siguientes son los criterios para la organización principal de la información documentada:
- SGS: contiene la información documenta vigente.
- SGS-DES: contiene la información documenta que está en proceso de actualización o creación.
REPOSITORIOS
En la siguiente tabla se describen los repositorios utilizados por la organización para el SGSIT.
| REPOSITORIOS | ALIAS | RESPONSABLE | PROPÓSITO |
| wiki.ultimamilla.com.ar/index.php | WIKI | Responsbale del SGSIT | Descripción del SGSIT |
| doc.ultimamilla.com.ar/share/page/repository#filter=path|/SGSIT&page=1 | ALFRESCO | Responsable de Soporte IT | Plantillas y Artefactos documentados del SGSIT |
| http://sgi.ultimamilla.com.ar/users/login | SIGUM | Responsable de Soporte IT | Registros de la prestación de los servicios |
| http://sgi.ultimamilla.com.ar/users/login | Ticket | Responsable de Soporte IT | Registros de incidencias los servicios |
| http://10.10.0.6/ | OpenProject | Responsable de SWF | Backlogs, Tareas, Sprint y Gantt |
RESPALDO DE LOS REPOSITORIOS
Para toda la información documentada publicada en el gestor de documentos se ejecuta un respaldado dentro de las políticas:
- Backup Diario (04:00) de la Base de Datos de los Sistemas alojados en los Servidores de Última Milla S.A.. La MV200 (ServiciosUM) es la encargada de ejecutarlo. - Backup de Lunes a Viernes (20:00) de todas las MV del Servidor Master (Base de Datos, Sitios Web, Tiempo, Alfresco, Open Project, Nodos blockchain).
RESTAURACIÓN DE REPOSITORIOS
Ante la necesidad de restaurar información documentada, se debe solicitar al área Soporte IT, la restauración de algún artefacto, indicando los siguientes datos:
- Repositor a Restaurar. - Versión a Restaurar (indicar día a la cuál se desea restaurar).
MANEJO DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
ACCESO A LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Existen mecanismos de seguridad para gestionar el acceso según los roles específicos, de esta forma se puede garantizar que cada usuario tiene acceso a los procesos en los cuales participa. El responsable de calidad mantiene actualizada la lista de la relación de usuarios y procesos, y se encarga del control de los accesos.
NUEVOS ARTEFACTOS
Cada tema del SGS está representado por una carpeta en la raíz SGS, y en el caso de surgir un nuevo tema, este será adicionado como carpeta en la raíz SGS con sus respectivas subcarpetas y documentos que indicarán su condición de Proceso, Procedimiento, Guía, etc.
ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
La información documentada existente que requiere de actualizaciones o nuevos documentos que están siendo creados, se mantienen en la carpeta raíz denominada “SGS-DES. Esta información no se considera Vigente y por eso se mantiene por separado hasta que es aprobada (Ver el apartado de Aprobación de la Información Documentada).
APROBACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
El flujo para la aprobación de la Información documentada del SGS es el siguiente:
CONTROL DE REVISIONES
Solo es válida la versión que se encuentra disponible en el gestor de documentos.<describir>
DOCUMENTOS EXTERNOS
Todos los documentos externos que se vinculen al SGS son gestionados en el mismo gestor de documentos. Dentro de estos documentos se contemplan:
• Especificaciones de los clientes.
• Pliegos de licitación
• Acuerdos de servicios
• Reglamentaciones especiales, ordenanzas, leyes, decretos, etc
NOMENCLATURA UTILIZADA
El nombre de los documentos organizacionales deben ser lo más representativo posible de los contenidos guardados en el mismo, así mismo en el “Gestor de documentos” se considera como parte de los atributos de los documentos un “código técnico” que responde a los criterios de denominación considerados en el presente apartado. Se contemplan los criterios de identificación definidos en BASE DE CONOCIMIENTO.
Analizar y unificar los criterios de la organización de carpetas en Alfresco para los proyectos ITO y SWF. También existen diferencias en el año 17 organizado por unidad de negocio y año 18 organizado por Cliente.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
• IRAM-ISO 20000:2011.
